Certains événement professionnels comme une reunion sont susceptibles d'avoir comme participants des personnes situés geographiquement aux antipodes, générant des contraintres de rencontre difficiles et coûteuses. Mais grâce aux dernieres technologies, les reunions peuvent être ménées à distance grâce à l'utilisation de la vidéo, plus communement appelé vidéo-conférence.
Le matériel vidéo utilisé est assez spécifique et repose généralement sur le réseau de communication internet. Pour des raisons de confidentialité, la liaison de transmission peut être sécurisée afin d'éviter toute intrusion ou enregistrement par un tiers malveillant.
Autrement, en tant normal la vidéo n'est pas utilisée dans une salle de réunion, sauf s'il s'agit d'une réunion très officielle et politique dans laquelle il convient de préserver une trace pour archive.